Требования по организации делопроизводства. Часть 8

Автор: | Рубрика: Карьера и бизнес | Дата: 28-11-2014

В организации управления большую роль играет протокольное делопроизводство. Оно включает регистрацию присутствующих в регистрационных листах перед началом собрания, написание секретарем президиума собрания черновика протокола и оформления протокола не позднее 2-3 дня после собрания. Протоколы записывают в специальную книгу или перепечатывают и подшивают в папку. В книгах протоколов делают специальную отметку о сделанных выписки.
Условием четкой организации управления является контроль за сроками фактического исполнения. Обязательному контролю за исполнением подлежат директивы правительства, постановления, распоряжения, приказы, запросы и поручения вышестоящих организаций, письма организаций, учреждений и предложения. Ведомственное переписки и другие документы берут на контроль по указанию руководителя или его заместителя.
Общий контроль за сроками исполнения служебных документов, персональная ответственность за своевременное выполнение заданий и поручений высших органов возлагаются на руководителя предприятия. Кроме руководителя хозяйства, контроль за выполнением задач осуществляют специалисты и руководители подразделений. На каждом документе, выполнение которого взято под контроль, ставят штамп «Контроль». Контроль за сроками выполнения проводят, как правило, до окончания определенного срока, чтобы можно было своевременно принять меры по выполнению задач.
По окончании календарного года, но не позднее 1 апреля следующего года все дела, папки с бухгалтерскими документами, книги, журналы передают в постоянный архив хозяйства.
Документы имеют неодинаковую ценность. Научную ценность и практическое значение каждого документа (единицы хранения), а также сроки хранения документов определяют с помощью экспертизы, которую осуществляет постоянно действующая комиссия. В ее состав входят 3-5 человек.
По срокам хранения документы делятся на материалы постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Прежде чем сдать документы в архив, их подшивают в дело, нумеруют, в верхнем углу на последней странице делают удостоверяющий надпись о количестве пронумерованных документов и ставят печать. На особо секретные или секретные документы делают внутренний описание, в котором перечисляются все документы дела, их номера, даты и номера листов.
На подготовленные дела и материалы, подлежащих передаче в архив, составляют описания. Описания подлежат документы постоянного хранения, документы по личному составу, которые хранятся длительный период, и документы временного хранения.
По истечении сроков хранения архивные документы постоянного срока хранения, имеющие научное, долгосрочное практическое или государственное значение, передают по утвержденным описаниями к райдержархиву. Архивные документы, срок хранения которых истек в прошлом году, уничтожают.

Интересно почитать:

А что вы думаете по этому поводу?