Требования по организации делопроизводства. Часть 7

Автор: | Рубрика: Карьера и бизнес | Дата: 28-11-2014

Документы, сгруппированные в дело, подшивают в папку, на обложке которой указывают название хозяйства, адрес, номер и название дела, начало, окончание, количество писем в деле, срок хранения, описание сдачи к постоянному архива. В дело подшивают только исполненные документы и закончено переписки. Для хранения их заводят специальную папку с надписью «На подшивку». Документы, которые ждут выполнения, сохраняют в папке с надписью «Ждут выполнения».

Блок от наших партнеров: Ищете где можно посмотреть образец резюме делопроизводителя? Заходите на наш информационный портал, где вы сможете найти Образец резюме делопроизводителя совершенно бесплатно.

При формировании дел следует придерживаться последовательности размещения в них документов. Так, в хронологическом порядке размещают финансовые и плановые документы и письма, ответ идет после запроса. Протоколы размещают по номерам, а лицевые счета работников — в алфавитном порядке.
Документы, поступающие на подшивку, должны иметь резолюцию «В дело». Чтобы документ можно было легко найти, толщина каждой единицы хранения не должна превышать 3-4 см, а количество страниц — 200-250. Если документов больше, их надо разделить на несколько томов.
Сохраняют дела в шкафах, на внутренней стороне которых прикрепляют перечень имеющихся в данной шкафу дел. Бухгалтерские документы следует хранить отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Их хранят в отдельных папках. В хозяйстве назначают работника, ответственного за ведение дел в архиве.
Важно правильно организовать в хозяйстве делопроизводство по личному составу. Оно включает оформление на работу, служебные перемещения и продвижения работников на предприятии, поощрения, командировки, отпуска, увольнения работника.

Интересно почитать:

А что вы думаете по этому поводу?